業務基盤のクラウド化に向けたGoogle Workspace導入支援

属人的な業務体制と紙ベース運用が組織成長の壁になっていた

地方に拠点を構える製造業系の中小企業では、業務の多くが紙ベースまたはローカル環境で運用されており、社内の情報共有や連絡手段が属人化していました。各部門ごとにスケジュールやファイルの保管方法が異なり、情報を探すのに時間がかかる、最新の資料が共有されていないなどの課題が日常的に発生していました。

また、リモート対応を求められる場面や、従業員が増加していく中での体制整備が急務となる中、クラウド導入に対する不安や、ITリテラシーの格差も導入の足かせとなっていました。業務効率を大きく改善しつつも、安心して導入・定着できるクラウド環境の構築が必要とされていました。

クラウド環境の構築から現場への定着支援までを一貫して支援

私たちは、Google Workspaceを基盤とした業務環境の再構築を提案。ヒアリングを通じて業務フローとファイル共有の実態を把握し、部門ごとのアカウント設計と管理ポリシーの設計を行いました。Gmail、Googleドライブ、カレンダー、スプレッドシートなどを活用することで、情報共有・スケジュール管理・業務の可視化を一元化する体制を整えました。

また、導入にあたっては、初めてクラウドを使う社員も安心して活用できるように、社内向けのマニュアルや操作ガイド、研修資料を整備。導入後もQ&A対応やトレーニングを通じて、実運用へのスムーズな移行を支援しました。セキュリティ面でも、2段階認証の導入やドメイン制限、データ共有の権限管理設計など、リスクを抑えた設計でクラウド移行を実現しました。

業務効率化とIT活用の土壌を育てる成果に

Google Workspace導入後は、ファイルの共有や会議のスケジュール調整、メール管理などが統一され、業務のスピードと正確性が格段に向上しました。紙やローカルファイルに依存しない体制が整ったことで、リモートワークへの対応もスムーズになり、組織としての柔軟性も高まりました。

さらに、ITツールを社内で実際に使いこなす機会が増えたことで、社内のITリテラシーが底上げされ、社員が主体的にツールを活用して業務改善に取り組む姿勢が生まれつつあります。今回の導入は単なるツールの切り替えではなく、組織にとっての「働き方のアップデート」を実現する一歩となりました。

• クライアント：非公開中小企業（業種：製造業／地域中小企業）
• プロジェクト名：業務基盤のクラウド化に向けたGoogle Workspace導入支援
• 課題：属人的なファイル共有、紙ベースの運用、初めてのクラウド導入に対する不安
• 提供内容：
  • Google Workspaceの導入・アカウント設計
  • 管理者ポリシー／セキュリティ設計
  • 社内マニュアル・研修資料の整備
  • データ移行・トレーニング・Q&A対応
• 成果：
  • 業務効率と情報共有スピードが改善
  • リモート環境での業務遂行が可能に
  • 社内にIT活用・改善文化が醸成された
• 開発期間：約1ヶ月
• 費用帯：100万円〜300万円
• 技術スタック：Google Workspace（Gmail, Drive, Calendar, Admin Console）, Googleスプレッドシート, Googleサイト, Googleドキュメント
• 公開URL：非公開（社内導入案件）