「もう仕事は全部スマホでできる。」と言い切るインフルエンサーが出てきたり、「パソコンだと時間がかかるからスマホで打ったレポートを最後にコピペする大学生」がいるなんていう話が聞こえてくる昨今、パソコンの存在感が昔より薄れたのは確かです。
一般生活の範囲内や、逆に部下や外注業者をふんだんに使える経営者であればそれも可能ですし、冒頭のインフルエンサーに限らずそういったビジネスパーソンは私の周りにもいます。
ですが、当然ながらそういった環境や立場にいる人というのは全体に対して非常に少ない一握りの人達です。
ほとんどの労働者は、実際に働きだすとパソコンを使うのが当たり前なのが実情です。
この記事もパソコンによって作られているように、スマホやタブレットは「コンテンツを消費する」のは得意でも、「コンテンツを生み出す」のには不向きで、仕事の多くは何かを「生み出す」ということが必要です。
場合によっては１日８時間以上も使うパソコンですから、その使い方における効率は圧倒的に重要です。
今回はそのパソコンの作業効率を上げるために避けては通れない「ショートカット」についてご説明します。
読み終わる頃にはショートカットの重要性がどれだけ高いか、実際にどういうショートカットから使えば良いのかがわかるようになっておりますので、ぜひ最後までご覧ください。
ショートカットとは？
さて、冒頭では当たり前のように「ショートカット」と連呼してきましたが、今回ご紹介するのは「キーボードショートカット」ということになります。
パソコンの操作は最近でこそタッチパネルが普及してきましたが、基本的にはキーボードとマウスで行いますが、このキーボードを活用することでショートカット（近道）できるテクニックということになります。
余談ですが、このタッチパネル。事務作業で使うのはあまりおすすめできません。
使ったことがある人ならわかると思いますが、iPadなどのタブレットと同じく、
「画面をタップするために腕を持ち上げる」のは想像以上に疲れますし、時間をロスします。
もちろんタッチパネルのほうが適した作業もありますが、一般的なデスクワークであればキーボードとマウスですべてを操作するほうが良いでしょう。
何ができるのか？
さて、そのショートカットですが、実際に何ができるのかを考えてみましょう。
なおこのあとのキー表記については、最初のものがWindows、カッコ内はMacとさせていただきます。（カッコがない場合はWindows/Macともに同じ）
一番良く使われているのは、コピペ。コピーとペースト（貼り付け）です。
ショートカットを使えない場合：
マウスで右クリック→コピーを選択。マウスで右クリック→貼付けを選択
ショートカットを使う場合：
Ctrl(Command) + C → Ctrl(Command) + V
文字で読んでも分かりづらいと思うのですが、実際にやっていただけると大幅な時間短縮が可能になります。
こういったショートカットはWindowsでもMacでも無数に存在しており、更にそれぞれのアプリの中にも独自に存在しています。
これらをできる限り、最大限活用していくことでパソコンでの作業効率で周りと圧倒的な差をつけることができます。
なぜそれほど重要なのか？
筆者の経験上ですが、パソコンを使う仕事の中で、一線級のプロの方はほぼ例外なくショートカットを使いこなしている＝作業速度が速いです。
デスクワークを行うビジネスパーソンにとってのキーボードとマウスは野球選手のバットとグローブのようなものですから、プロなら使いこなせて当たり前だからです。
筆者（パソコン歴25年）からみても、コピペをマウスでやっている人はその時点で正直「あぁこの人仕事遅いだろうし、速くする工夫もしないのだろうな。」と思ってしまいます。
仕事が速い人はそれだけたくさんのショートカットを覚えて、効果的に使っているものです。
副効用もある
ショートカットを多用するのには作業効率向上の他に副効用があります。
疲労が軽減されます。
嘘みたいな話ですが、本当です。
ショートカットを使えないということはそれだけマウスを多用することになるわけですが、これが疲労のもとになっています。
- 右手をマウスまで移動する
- またキーボードに戻す
作業が発生する上に、そもそもマウスは手首で動かしたり持ち上げたりして使う道具なのでもともと右手への負担が大きい道具です。
パソコンゲームをやり込む人などはこれが原因で腱鞘炎を患う人がいるほど。
作業効率・健康の両面から、マウスを触るのは最小限にするのが正解です。
余談ですが、右手の負担を軽減する方法は他にもあります。「マウスをトラックボールに代えてしまう。」です。
右手を動かさずに指先だけで操作ができるトラックボールは右手の負担が大きく減ることから、どうしてもマウスを使う頻度が高い音楽制作を行うミュージシャンなどの間で愛用されています。
絶対に抑えるべきショートカット10選
さて実際に覚えるべきショートカットをご紹介していきますが、特に前提としてご理解いただきたいのは、「（特にWindowsは）ほとんどの作業が実はキーボードだけでできる。」ということです。
今の若い方はご存知ないと思いますが、Windowsの前身であるMS-DOSはそもそもマウスを使わないものでした。
その成り立ちからか、現在でもWindowsではかなりの作業がキーボードだけで行なえます。
Macは逆に見た目で操作できることを売りにして育ってきた基本ソフトなので、Windowsよりはその範囲が狭いものの、それでもかなりの範囲をキーボードで賄うことが可能です。
絶対に抑えるべきショートカット10選
今回ご紹介した10選はごく初歩的なもので且つ、汎用的にいろいろなアプリで使えるものです。
例えばWindowsのエクセルで、セル内の編集モードに入るのはF2キーですし、「すべて選択」のようなショートカットは様々なアプリで共通して使うことができます。
まずはこの10個をものにして、パソコンを使っていくうちに、「この作業めんどくさいな」と思う作業に対してショートカットが無いか検索するクセを付けましょう。
「ほとんどのパソコン作業はキーボードだけでできる」のですから、きっと答えが見つかるはずです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。基本的なことのようで意外と使いこなせていないビジネスパーソンが多いショートカット。
一瞬の違いですが、一日、一月、一年と積み上がっていく膨大な時間の節約になります。
仕事のスピード向上は常に細かい事の積み重ねですが、ショートカットはまず取り組むべきと言えるほど重要な部分です。
筆者自身、会社員時代の同僚にもよく勧めていましたが、意外と着手してくれる人が少ないのに驚きました。
当然ながらそういった人の仕事のスピードは一向に上がらず、長い残業時間を嘆くばかり。
この記事を読んでいただいた皆さんにはそんな無駄な時間を過ごしていただきたくありません。
是非今日からショートカットを使うクセを身に着けていただき、今まで使っていた方でも、「まだ知らない便利なショートカット」は必ず存在しますので、面倒な作業を思いついたら検索していき、さらなる業務効率の向上を実現していただければ幸いです。