2020年の初めに流行した新型コロナウィルスの影響で、私たちを取り巻く環境は一変しました。
週の半分、もしくは完全に テレワーク へ移行した方もいるかと思います。
しかし テレワーク の結果、個人やチームの生産性が落ちたり、働きすぎたという方もいるのではないでしょうか？
そこで今回は テレワーク を成功させるためのツールをご紹介いたします。
今回の記事における テレワーク の成功とは、会社で働いてるのと同じように成果が上げられること、または同じような働き方ができることと定義します。
ぜひ今回の記事を参考に テレワーク を実施していただければと思います。
なぜテレワークが上手くいかないのか？
まずこの章では、テレワーク が上手くいかない原因をご紹介いたします。
① コミュニケーションが取りづらい
上司と部下、同僚同士が気軽にコミュニケーションを取れないこと、それが テレワーク が上手くいかない原因のひとつです。
かつての働き方であれば、「資料は来週までにお願いします。」「今後の計画について、ブレストしながらアイデアを出そう。」
という具合でリアルタイムに思ったこと・感じたことを伝えることができました。
しかし、テレワーク の場合はコミュニケーションが文字ベースになることが多いため、
結果として理解の齟齬や理解に時間が要すことで生産性が低下します。
② 働き方を管理できない
働き方、いわゆる労務管理ができないのも テレワーク が上手くいかない原因のひとつです。
例えば、在宅で テレワーク を行っている人の中にはだらけてしまう人がいます。
生産性が極端に下がるため、不要な残業や周囲の作業ペースに影響を及ぼすことがあります。反対に周囲に止める人がいないため、働きすぎてしまう人も存在します。
③ セキュリティ面でリスクがある
在宅で行う テレワーク の中には私用のPCを使うケースもあるため、セキュリティ面で問題があります。
ウィルスに感染したまま会社のシステムにアクセスした場合、情報漏洩やシステムの破損につながるリスクが想定されます。セキュリティ事故は、数千万や数億円の被害につながります。
今回ご紹介した3つは、社員が会社に集まることを前提としていたため、問題とならなかった部分です。
しかし、テレワーク によって前提が崩れたため、テレワーク が上手くいかないのです。
テレワークを成功させるためのポイント
前章では テレワーク が上手くいかない原因について3つご紹介しました。
前章を踏まえて、この章では テレワーク を成功させるためのポイントをご紹介いたします。
① 用途に合わせたコミュニケーションツールを導入
まず1つ目のポイントは、ビデオ通話が可能なツールとチャットツールを用意することです。
コミュニケーションの取りづらさが テレワーク の生産性を下げる最大の原因なので、まずはその対策を行います。
ビデオ通話は相手の表情を読み取りながら、会話をすることができます。
リアルでのコミュニケーションには劣りますが、それでも通話のみよりは非言語的メッセージが伝わります。
またチャットツールは気軽なコミュニケーションに欠かせません。
資料や打ち合わせ時間の確認といった具合に、気軽にコミュニケーションができます。
②勤怠管理ツールを導入する
2つ目のポイントは、勤怠管理ツールを導入することです。勤怠管理ツールを導入することで、日次単位での労働時間を把握することができます。
他にも働かなすぎ・働きすぎを防止するための対策として、PCの操作時間を記録するツールを導入する手もあります。働かなすぎ・働きすぎは操作時間で一目瞭然なので確認を取ることができます。
③ セキュリティソフト購入or会社用PCを配布する
最後のポイントは、セキュリティソフトの新規購入や会社用PCの配布です。
端的に言うと、数千万・数億円かかるとも言われる損害賠償金を払うことになるより、ある程度のお金を支払って、リスクを管理しようというわけです。
私用PCを使っている社員には、セキュリティソフトを用意することでリスクを回避します。他の対策案として会社用PCを購入する選択肢もあります。
テレワークを成功させるためのオススメツール
前章では テレワーク を成功させるためのポイントをご紹介しました。
この章では テレワーク を成功させるためのお勧めツールをご紹介いたします。
Web会議用ツール
①Zoom
特徴
- URLを開くだけで簡単に会議ができる
- 背景を自由に設定できるため、プライベートが保てる
- 基本は無料、ただし無料モードではミーティングは40分まで
②Microsoft Teams
特徴
- 「Excel」「Word」などのオフィス製品との連携がスムーズ
- 共同編集も可能
- 基本は無料、ただし機能制限があり
- Office365ユーザなら、制限なしで使用可能
- チャット機能あり
チャットツール
①Slack
特徴
- シェア№1とも言えるチャットツール
- チャットツールでありながら、ビデオ通話が可能
- 画面共有機能もあり
- ファイル共有も可能
- 基本は無料、ただし機能制限あり
②Chatwork
特徴
- Slackに次ぐ、人気のチャットツール
- チャットツールでありながら、ビデオ通話が可能
- PCやスマートフォンを問わずに使用可能
- タスク共有機能あり
- 基本は無料、ただし機能制限あり
労働管理ツール
①ジョブカン
特徴
- クラウド型の勤怠管理システム
- 必要な機能のみ導入可能
- マネーフォワードやFreeeといった外部サービスとの連携も可能
- ユーザ1人あたり200円前後で利用可
②jinjer勤怠
特徴
- クラウド型の勤怠管理システム
- 残業や有給など各種申請が可能
- シンプルな画面設計となっているため、使いやすい
- オールインパッケージのため、追加費用が発生しない
操作記録ツール
MylogStar
ユーザの操作時間や操作アプリを記録してくれるツールになります。
ログイン・ログオフの時間記録やアプリケーションの操作時間を記録してくれます。
またマウス・キーボード操作時間も同時に確認することができます。
セキュリティソフト
①ESET インターネットセキュリティ
未知のウィルスへの対応力が高いため、セキュリティ機能が高いソフトになっています。
またセキュリティソフトにありがちな”重い”といったことが少ないと評判のソフトでもあります。
②カスペルスキーセキュリティ
「ランサムウェア対策」「ネットバンク保護」など情報漏洩に対して、堅牢な機能を持ち合わせているソフトになっています。
ソフトウェアのアップデートにはポップアップでお知らせしてくれるなど、ユーザビリティにも優れています。
③ノートン 360
世界で最もシェアの高いセキュリティソフトです。
ネットワーク保護やファイル保護などあらゆる機能の総合力の高さが売りのセキュリティソフトです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は テレワーク を成功させるためのポイントについてご紹介しました。
改めて、振り返っていきましょう。
まず最初は テレワーク がうまくいかない原因についてご紹介しました。
生産性の低下や働きすぎが テレワークが失敗する主な原因となっていました。
次に テレワーク を成功させるためのポイントをご紹介しました。
会社での勤務と同じように働くには、ツールの導入や新たな仕組みを導入することが重要です。
最後に テレワーク にお勧めのツールをご紹介しました。
Web会議ツールをはじめとしたコミュニケーションツール、勤怠管理ツール、セキュリティソフトについてご紹介しました。
冒頭でもご紹介したとおり、今後はますます テレワーク化が進んでいくことが想定されています。
今回ご紹介した内容を少しでも導入していただき、テレワーク の定着を図っていただければと思います。
※こちらは、筆者独自で調査した内容であるため、情報が最新でない場合や内容に差異がある場合がございます。正式な最新情報は公式サイトをご確認ください。