DX化・業務効率化・ツール導入・レガシー業務のリモート化

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• この記事の対象の方
  • 無駄な移動時間・報告時間を短縮したい方
  • 社内SE不要でセキュリティの担保を行いたい方
  • アナログ的なデータ管理・情報保全作業から脱却したい方

紹介企業：東京都の特殊製造業を営む企業

解決内容

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改善のポイント

● 既存業務フローの洗い出し＆タッチポイントの整理
● DX化に対する既存社員からの強い抵抗に対処

担当者の負担を大幅に軽減！複数ツールの一体化を確立

長い伝統と歴史をもつ企業がDX化を行う際に、必ずボトルネックとなるのが「レガシーからの脱却」に対する既存社員からの強い抵抗や反発です。
そのため今回のケースでは、GRILLのスタッフがプロジェクトメンバーとして主体となり、DX改革に直接参加しています。

その結果、社内の不安が解消され、社員全員がITを使って仕事をする環境を作り出すことに成功しました。

導入効果

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報告業務をIT化

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紙ベースの稟議書を廃止し、クラウド型のシステムを新たに導入いたしました。
その結果、会社帰還の無駄時間をカットし、遠方への出張に伴う報告でもスムーズに行えるようになりました。

機密情報保全の見直し

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紙ベースでの機密情報の保管には、盗難＆漏洩＆紛失の高リスクが常に伴います。
そのため、Salesforce を連携導入し、会社の資産と言える顧客情報や資料をデータ化し、安全に保管できる環境を整えました。

チームビルド＆定期的なフォロー

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今回のケースにおいて一番のボトルネックとなったのが、既存社員のレガシー脱却に対する強い抵抗です。
入社歴が短かった担当者様だけでは、ベテラン社員の不満を抑えることができませんでした。

そのため第三者であるGRILLスタッフが間に入り、既存社員の「悩み」「やりづらいポイント」「問題点を一つずつ」解消いたしました。
その結果、次第に不安が解消され、ベテラン社員にも抵抗が少ないDX化を進めることができました。最終的なヒアリングでは、全社員から非常に好印象な感想を頂いています。

改善を行った企業の背景

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リモートワークやITに全く対応していない

東京都で長年特殊製造業を展開されるこちらの老舗企業。
この企業で働かれる従業員の方々は、皆さん特殊な技術＆経験を持つベテラン精鋭スタッフです。

顧客対応には特別な知識や経験が求められ、また現場を実際に調査をする業務が必須です。
そのため顧客対応にも現場調査にも、外部委託をすることができません。

限られた人数の少数精鋭のスタッフは東京にある本社から、北は北海道、南は沖縄、海外まで毎日出張を行い、現場作業を直接行っています。結果的にこちらの企業では、就労時間の実に7割以上の時間が、出張に費やされていました。

ヒアリングで見えた課題

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セキュリティが低すぎる ＆ 無駄時間が多すぎる

一方で、こちらの企業長年のレガシーには非常に根強いものがありました。

報告やデータ保管は全て帰社してからの紙ベース。承認には上司の捺印が必要です。
また外出先で資料の確認やアップデートを、オンラインで行うこともできません。
さらに公共事業に伴う機密情報も、全て紙ベースでの社内ファイル保管がされているだけの状態です。

そして最大の課題としては、変化に対するベテラン社員の強い抵抗が挙げられました。

課題１. セキュリティを再重視

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こちらの製造事業では民間だけではなく、公共事業まで取り扱っています。
提出書類や社内での共有資料が多く、社外秘となるデータも少なくありません。

そのため、外出先で見積を作る際や、出張先での現場技術チームとミーティングなどを行う場合など、必要データにアクセスするには、セキュリティ性が高いことが一番に求められます。

そして、かつ手軽に共有できることである事も、今回の社内のデジタル化で実現したいテーマでした。

課題２. レガシーからの脱却

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長年多くの実績を持つこちらの企業では、旧来の伝統的なアナログ形式（紙）での提出書類管理や、先駆者からのレガシーな内部業務フロー、内部監査対応など、様々な条件も入り組んでいました。

そのため、レガシーからの脱却＋保全性の担保も大きな課題となりました。

課題３. 「無駄時間」の削減

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前述した通り、特殊技能を持つ精鋭スタッフの数は限られており、通常は東京本社での勤務を行っています。

しかし、実際に本社スタッフが現場に赴くケースが非常に多くあり、出張に伴う時間数は膨大となっていました。
ヒアリング当時、該当スタッフからは実に７割以上の時間を出張に費やしているという問題点があげられました。

解決までの道のり

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既存業務フローの洗い出しを行い、段階的に課題を解消

まずはヒアリングをもとに、GRILLスタッフが必要なツールの割り出しとご紹介を行いました。

また担当者様に直接手順を学習していただくことで、2か月の短期間で社内のデジタル化をスムーズに完了させています。

STEP 1. 現在の具体的な問題点を探し出す

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まず第１段階として、現状の業務フローをデザインに可視化し、ボトルネックとなっている部分を探しました。

STEP 2. 新業務フローの設計＆ツール選定＆導入

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現状の問題点が明らかになった段階で、管理リーダーとなるクライアントのIT担当者と連携しながら、既存の業務フローを活かしつつ業務フローを設計していきました。

顧客の要望は、費用を抑えかつセキュリティが高く、操作が簡単なツールを導入し、スムーズなデジタル移行を行うことです。
こちらのご要望にもあった通り、デジタル化の成功の秘訣は「なるべく少ないツールで、多くの課題が解決できるように構造をシンプルにする」ことです。

STEP 3. チームビルド＆定期的なフォロー

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問題点の具体的な選出、またツールの紹介＆導入をおこなった段階で、社内環境の最終的な構築とフォローアップを行いました。

総合

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ベテラン社員の抵抗を解消し、レガシーからの脱却を実現！

以前からの慣習を変える行為は、既存の社員からの強い抵抗・反発が必ず伴います。
こちらの企業もその典型であると言えるでしょう。

そこで GRILLでは、入社歴が短かった担当者様だけではなく、複数のベテラン社員にもインタビューを行いました。
実際に、古くからの社員や高年齢の社員の変化に対する抵抗をし続けることが、こちらの企業のボトルネックとなっていたからです。

今回の「抵抗」に対する対策として、GRILL スタッフがプロジェクトメンバーとして、定例会議を設けることで弊社が間に立つことにしました。
悩み、やりづらいポイント、問題点を一つずつ潰していくことをつづけた結果、次第に不安が解消され、社員全員がITを使って会社に戻ることなく仕事をする環境を作り出すことに成功しています。

結果、最終的なヒアリングでは、非常に好印象な意見を実際に伺うことができました。

複数ツールのインテグレーション確立

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社内全体を巻き込むDXは多角的なITツールの知識と経験が必要となってきます。

成熟している業務形態であると、ツールの導入だけでは問題の解消が難しく、複数のツールの総合利用が重要となってきます。
その為「ツールの長所」「短所を機能的な視点」「費用的な視点」「ユーザビリティ的な視点」で多角的に熟知してる必要があるのです。

しかしながら経験の少ないIT担当者が任命されてしまうと、それぞれのツールそれぞれに問い合わせ、繋ぎ合わせていくという手段を取るしかなくなります。

こうなってしまうと十分な情報収集がままならないため、弊社のようなコンサルティングサービスを使用することにメリットが出てきます。

今回ご紹介させていただきました企業様のように50人規模の会社では、システム専任者が従事しているケースは稀となります。
多くの場合、別業務の担当者が兼任しているケースが多く、一人で構想をたて、計画をだすこと自体も大変困難になってくるからです。

コンサルティングを利用する２次的メリット

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企業がIT化を決断すると必ず出てくるのが、社内のベテラン社員やステークホルダーとの対立やレガシーの業務との軋轢です。

今回のケースの担当者様は入社4年目の方でしたが、新体制導入後の複数の入社20年を超えるベテラン社員や60代を超えるステークホルダーの抵抗が、最大の懸念点となっていました。

しかし GRILL のようなコンサルティング企業が間に立つことで、担当者への負担や、意見の分裂のリスクも防げ、１つの方向性を確立するため、プロジェクトの遂行スピードが各段に早くなります。